9 Tip để quản lý kho phụ tùng thay thế 1 cách hiệu quả

Việc quản lý tồn kho phụ tùng thay thế chất lượng là điều bắt buộc đối với sự thành công của bất kỳ nhà sản xuất hoặc nhóm bảo trì nào. Xét cho cùng, việc lập kế hoạch và kiểm soát phụ tùng kém có thể dẫn đến việc lưu trữ hàng tồn kho không hiệu quả và thiếu phụ tùng khi bạn cần chúng nhất, điều này gây ra thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch và chi phí không lường trước được. Vì vậy, để đạt được thành công chung cho doanh nghiệp của mình, bạn nên đầu tư vào việc quản lý tồn kho phụ tùng được tối ưu hóa, bắt đầu với chín mẹo sau.

Chọn một phương pháp để dán nhãn các thành phần quan trọng

Mặc dù điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng bạn vẫn nên nêu rõ: Bước đầu tiên để quản lý kho phụ tùng thay thế của bạn là dán nhãn rõ ràng cho từng bộ phận để không còn thắc mắc đó là cái gì. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các bộ phận quan trọng — tức là phụ tùng thay thế dành riêng cho máy móc quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Có hai phương pháp phổ biến để phân loại và ghi nhãn hàng tồn kho: phân tích ABC và phân tích XYZ.

Theo Hiệp hội kế toán viên chuyên nghiệp quốc tế (AICPA) , phân tích ABC “là phương pháp phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị tiêu thụ của mặt hàng”, trong đó giá trị tiêu thụ là “tổng giá trị của mặt hàng được tiêu thụ trong một khoảng thời gian xác định”.

Như bạn có thể dễ dàng suy luận, bộ phận A có giá trị tiêu thụ cao nhất, bộ phận B có giá trị tiêu thụ trung gian và bộ phận C có giá trị tiêu thụ thấp nhất. Phân tích ABC tuân theo nguyên tắc Pareto, hay quy luật 80/20, trong đó 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân. Kết quả là, bộ phận A chiếm tỷ lệ bộ phận được sử dụng lớn nhất nhưng tỷ lệ tồn kho thấp nhất, trong khi bộ phận C chiếm tỷ lệ bộ phận sử dụng nhỏ nhất nhưng tỷ lệ tồn kho cao nhất.

Một lần nữa, theo AICPA , phân tích XYZ được sử dụng “để phân loại các mặt hàng tồn kho theo sự thay đổi trong nhu cầu của chúng.” Các bộ phận X đưa ra rất ít biến thể và có thể dự đoán một cách đáng tin cậy, các bộ phận Y đưa ra một số biến thể, nhưng tính biến thiên của chúng vẫn tương đối dễ đoán và các bộ phận Z đưa ra mức độ biến động lớn nhất và khó dự báo.

Giống như phân tích ABC, phân tích XYZ cũng tuân theo nguyên tắc Pareto, trong đó các bộ phận X chiếm tỷ lệ lớn nhất trong giá trị hàng tồn kho, nhưng tỷ lệ hàng tồn kho thấp nhất, trong khi các bộ phận Z chiếm thiểu số về giá trị hàng tồn kho nhưng lại chiếm tỷ lệ lớn nhất trong hàng tồn kho.

Cân bằng khối lượng hàng tồn kho với sơ đồ răng cưa

Một trong những phương pháp hay nhất để quản lý hàng tồn kho phụ tùng thay thế quan trọng nhất cần tuân theo là duy trì lượng hàng tồn kho cân bằng, mặc dù điều này nói thì dễ hơn làm. Việc triển khai các phân tích ABC và XYZ để phân loại hàng tồn kho phụ tùng là một bước khởi đầu, nhưng sơ đồ răng cưa có thể giúp bạn bối cảnh hóa cách hàng tồn kho của bạn cạn kiệt và được bổ sung theo thời gian.

Trục y của sơ đồ phải biểu thị mức tồn kho, trong khi trục x phải biểu thị thời gian. Các đường tạo nên “răng cưa” sẽ thể hiện lượng hàng tồn kho giảm dần theo thời gian. Mỗi đỉnh biểu thị mức tồn kho tối đa và khoảng cách giữa mỗi đỉnh biểu thị lượng thời gian giữa các lô hàng, còn được gọi là thời gian chu kỳ. Các điểm đánh dấu bổ sung trong sơ đồ răng cưa của bạn phải thể hiện điểm đặt hàng lại và thời gian giao hàng.

Để sơ đồ răng cưa của bạn phản ánh chính xác lượng hàng tồn kho phụ tùng thay thế, trước tiên bạn phải thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng phụ tùng.

Luôn cập nhật Danh sách nguyên vật liệu (BOM) của bạn

Danh sách nguyên vật liệu (BOM) của bạn là công thức chiến thắng để sản xuất một sản phẩm cuối cùng vượt xa đối thủ cạnh tranh hàng năm ánh sáng. Do đó, điều quan trọng là bạn phải luôn cập nhật BOM của mình để tránh tình trạng hàng tồn kho không chính xác và thiếu phụ tùng thay thế cũng như lập kế hoạch tốt hơn cho việc bảo trì hoặc bảo dưỡng phòng ngừa. Dành thời gian để xem lại BOM của bạn một cách thường xuyên hoặc bán thường xuyên để thêm hoặc xóa các bộ phận khỏi nó khi cần thiết.

Tham gia group Hệ sinh thái Năng suất xanh để nhận được nhiều giá trị:

Zalo group

Facebook group

Tính toán số lượng đặt hàng kinh tế tối ưu

Theo Investopedia , số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) “là số lượng đặt hàng lý tưởng mà một công ty nên mua cho hàng tồn kho của mình với chi phí sản xuất đã định, tỷ lệ nhu cầu nhất định và các biến số khác” và “được thực hiện để giảm thiểu chi phí lưu giữ hàng tồn kho và chi phí liên quan đến đơn đặt hàng.”

Bạn có thể sử dụng EOQ để xác định số lượng phụ tùng bạn cần đặt hàng dựa trên nhu cầu hàng năm bằng cách sử dụng công thức sau:

Xây dựng Quy trình Yêu cầu Công việc Tiêu chuẩn

Các nhà sản xuất đôi khi sẽ lưu trữ các bộ phận dư thừa trong một khu vực ít được sử dụng trong kho của họ mà không cần dán nhãn chúng trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của công ty. Những lần khác, nhân viên sẽ quên nộp đơn đặt hàng công việc chính thức trước khi lấy một mặt hàng khỏi kho để sửa chữa hoặc bảo dưỡng thiết bị.

Những sự giám sát như vậy có thể dẫn đến sự thiếu chính xác trong hồ sơ kiểm kê phụ tùng thay thế của bạn, điều này có thể gây ra nhiều vấn đề hơn nữa. Do đó, điều quan trọng là triển khai — và thực thi — một quy trình lệnh sản xuất tiêu chuẩn để có độ chính xác cao hơn.

Có một vài điều bạn có thể làm để làm cho quy trình yêu cầu sản xuất của mình hiệu quả hơn:

Yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình tiêu chuẩn
Xác định hậu quả của việc không nộp đơn đặt hàng công việc chính thức
Giới thiệu các hệ thống tự động để giảm giấy tờ thủ công
Đơn giản hóa quy trình của bạn bất cứ khi nào có thể
Đầu tư vào đào tạo nhân viên chất lượng

Điều này đưa chúng ta đến mục tiếp theo trong danh sách của chúng tôi…

Tập trung vào kiểm soát hàng tồn kho trong quá trình đào tạo nhân viên

Bạn không thể kỳ vọng nhân viên của mình tuân theo tất cả các quy trình và thủ tục liên quan đến quản lý hàng tồn kho phụ tùng nếu họ không được đào tạo đầy đủ để làm như vậy. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải đầu tư vào việc đào tạo kỹ lưỡng, có tính đánh giá về quản lý hàng tồn kho cho bất kỳ nhân viên nào — ở mọi cấp độ kinh doanh — những người tương tác với phụ tùng thay thế.

Từ các khóa học trực tuyến đến hội thảo, có rất nhiều chương trình đào tạo để lựa chọn; Bạn nên chọn một công cụ bao gồm cả quy trình và thủ tục tiêu chuẩn, cũng như bất kỳ công nghệ nào mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho phụ tùng.

Thực hiện đếm chu kỳ một cách thường xuyên

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho trong kho của bạn là tiến hành đếm chu kỳ (kiểm tra các nhóm sản phẩm cụ thể) trong suốt cả năm. Số lượng theo chu kỳ thuận tiện hơn so với tổng số lượng hàng tồn kho vì chúng không ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh thông thường, có nghĩa là chúng có thể được thực hiện thường xuyên hơn.

Để đảm bảo đếm chu kỳ thành công, hãy đặt các tham số sau:

Nhóm hàng tồn kho phụ tùng nào bạn cần đếm chu kỳ (A, B hoặc C)?
Bạn cần bao nhiêu SKU để đếm chu kỳ?
Ai sẽ chịu trách nhiệm đếm chu kỳ?
Có bao nhiêu người sẽ chịu trách nhiệm đếm chu kỳ?
Tần suất bạn cần thực hiện đếm chu kỳ cho nhóm khoảng không quảng cáo được đề cập là bao lâu?

Làm cho phụ tùng thay thế dễ tiếp cận

Giúp nhân viên của bạn dễ dàng gửi yêu cầu sản xuất và lấy các bộ phận từ kệ kho bằng cách lưu trữ phụ tùng thay thế trong kho tập trung. Với ý tưởng rõ ràng về vị trí của mọi thứ trong kho của bạn, bạn có thể đảm bảo tốt hơn độ chính xác của hàng tồn kho tổng thể.

Đầu tư vào CMMS chất lượng

Hệ thống quản lý bảo trì trên máy vi tính (CMMS) có thể giúp việc thực hiện một số phương pháp hay nhất về quản lý hàng tồn kho phụ tùng được liệt kê ở trên trở nên dễ dàng hơn, cũng như phân tích phụ tùng thay thế, tối ưu hóa các điểm đặt hàng lại, v.v. Tuy nhiên, thách thức thực sự là tìm một CMMS có thể làm được tất cả.

Dự báo bộ phận là một CMMS được thiết kế để đạt được mức tồn kho tối ưu nhằm giảm tình trạng thừa và thiếu bộ phận. Dự báo phụ tùng mở rộng khả năng cung cấp Dịch vụ tại hiện trường cốt lõi với dữ liệu và phân tích nâng cao, đồng thời sử dụng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, máy học thông minh và IoT để cung cấp dự báo nhu cầu và kho phụ tùng chính xác.

Với Dự báo bộ phận, bạn có thể: