Bạn có quản lý tồn kho phụ tùng thay thế không?
Bạn có biết rằng hàng tồn kho phụ tùng có những đặc điểm riêng biệt giúp phân biệt nó với các loại quản lý tồn kho khác không?
Bài viết này giải thích 8 điểm khác biệt giữa việc quản lý tồn kho phụ tùng và quản lý các loại hàng tồn kho khác.
Phụ tùng tồn kho không tuân theo các quy tắc thông thường của quản lý hàng tồn kho.
Không chỉ chuỗi cung ứng khác biệt mà nhiều khía cạnh của quản lý tồn kho phụ tùng cũng khác so với chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho thông thường.
8 điểm khác biệt trong quản lý tồn kho phụ tùng (đối với các phụ tùng được lưu giữ để bảo trì và vận hành) so với các mô hình quản lý tồn kho trong ngành bán lẻ như sau:
- Bạn dự trữ những mặt hàng mà bạn không muốn sử dụng
Sự khác biệt rõ ràng nhất giữa ‘mô hình bán lẻ’ và quản lý tồn kho phụ tùng là với phụ tùng, bạn sẽ cố tình dự trữ những mặt hàng mà bạn không muốn sử dụng. Đây là những phụ tùng mà các công ty phải lưu giữ, theo nghĩa đen, chỉ để phòng ngừa.
Trong mô hình bán lẻ, họ không muốn các mặt hàng nằm trên kệ trong thời gian dài mà không bán được; họ muốn có doanh thu.
Khi mọi người đề xuất rằng cách để giảm lượng hàng tồn kho phụ tùng là loại bỏ tất cả các mặt hàng không được sử dụng trong hai đến ba năm, họ đang áp dụng logic của “mô hình bán lẻ” mà không hiểu được động lực của hàng tồn kho phụ tùng và lý do tại sao chúng được lưu giữ.
2. Các mặt hàng có giá trị nhỏ có thể cực kỳ quan trọng
Trong “mô hình bán lẻ”, các mặt hàng có giá trị nhỏ hiếm khi quan trọng đến vậy, vì chúng không có khả năng mang lại bất kỳ lợi nhuận đáng kể nào trừ khi chúng có tỷ lệ luân chuyển rất cao.
Với việc quản lý hàng tồn kho phụ tùng thay thế, một mặt hàng có giá trị thấp có thể đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của nhà máy, do đó, đảm bảo cung cấp phụ tùng đó có thể là điều quan trọng nhất mà nhóm quản lý phụ tùng thay thế có thể làm.
- Chi phí hết hàng tồn kho phụ tùng cao hơn nhiều
Trong ‘mô hình bán lẻ’, chi phí không có sẵn một mặt hàng khi được yêu cầu (hết hàng) có thể chỉ giới hạn ở mức lợi nhuận cận biên mà công ty kiếm được từ mặt hàng đó. Trong một số trường hợp, nó thậm chí không có tác động đó, vì người mua có thể đặt hàng lại mặt hàng đó và hài lòng khi nhận được sau.
Với kho phụ tùng thay thế, chi phí thời gian ngừng máy nếu bạn không có sẵn phụ tùng thay thế quan trọng khi cần có thể cao hơn nhiều so với chi phí lưu trữ phụ tùng thay thế.
- Người dùng là một phần của quy trình nhưng (nói chung) không phải chịu trách nhiệm về hành động của mình
Trong ‘mô hình bán lẻ’, người dùng (trong trường hợp này là người mua) của một mặt hàng không có quyền quyết định về việc dự trữ một mặt hàng và chắc chắn không có quyền quyết định hoặc chịu trách nhiệm về quy trình đưa mặt hàng đó lên kệ.
Với hàng tồn kho phụ tùng, người dùng (người bảo trì) đóng vai trò trung tâm trong việc xác định xem có cần một mặt hàng (phụ tùng) hay không, cần bao nhiêu mặt hàng và khi nào có thể cần. Chính thông tin đầu vào của người dùng sẽ đưa vào toàn bộ quy trình quản lý mua sắm và hàng tồn kho, nhưng bảo trì hiếm khi chịu trách nhiệm về các quyết định mà họ đưa ra hoặc chất lượng thông tin mà họ cung cấp.
- Thị trường nhỏ loại bỏ “hiệu ứng cân bằng”
Các nhà bán lẻ thường có “khu vực thu hút” lớn những người có thể đến và mua hàng của họ. Thị trường lớn này thậm chí có thể cho phép nhà bán lẻ cân bằng vị trí hàng tồn kho với vị trí nhu cầu.
Hàng tồn kho phụ tùng thường nhằm mục đích hỗ trợ một máy hoặc một bộ máy tại một địa điểm. Điều này có nghĩa là nếu mua phụ tùng và không sử dụng với khối lượng dự kiến, sẽ có rất ít, nếu có, các lựa chọn thay thế.
- Biến động dự báo lớn do yêu cầu kỹ thuật
Ở hầu hết mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng tiêu chuẩn, biến động dự báo lớn hơn 20-30% sẽ dẫn đến việc điều tra và tinh chỉnh thêm quy trình dự báo.
Với hàng tồn kho phụ tùng, biến động dự báo có thể dễ dàng là 100%. Điều này xảy ra khi một mặt hàng được mua và không được sử dụng (một mặt hàng được dự kiến sẽ được sử dụng).
- Sự thay đổi lớn về giá trị và khối lượng của các mặt hàng được quản lý
Các nhà bán lẻ và bán buôn thường có thể đủ khả năng để có những người khác nhau quản lý việc ra quyết định cho các danh mục khác nhau. Có thể có một người là người mua giày, một người làm trái cây, v.v…
Thông thường, với quản lý tồn kho phụ tùng, chỉ có một danh mục và thường được kết hợp với các danh mục liên quan khác. Điều này có nghĩa là có một quy trình để ra quyết định và quản lý tất cả các loại phụ tùng khác nhau: nhỏ, lớn, rẻ, đắt, nhập khẩu, trong nước. Điều này khiến việc phát triển loại hiểu biết quản lý chuyên môn xảy ra trong môi trường bán lẻ và bán buôn trở nên rất khó khăn.
- Bán hàng tồn kho phụ tùng thường mang lại ít lợi nhuận
Lợi thế lớn của ngành bán lẻ là khả năng bán được hàng tồn kho. Có thể dẫn đến giảm lợi nhuận hoặc giảm giá bán, nhưng vẫn có thể bán được hàng tồn kho và thu hồi một số giá trị đáng kể.
Do việc quản lý hàng tồn kho phụ tùng đã lỗi thời và các mặt hàng dư thừa thường có giá trị bán lại rất thấp hoặc không có giá trị.
Vì vậy, quản lý hàng tồn kho phụ tùng thay thế cần được quan tâm nhiều hơn chứ không phải ít hơn.
Tất cả những vấn đề này có nghĩa là rủi ro liên quan đến việc mua phụ tùng thay thế lớn hơn nhiều so với việc mua hàng ở môi trường bán lẻ.
Nếu không hiểu đúng, những khác biệt này có thể khiến các công ty đưa ra quyết định không phù hợp về việc dự trữ phụ tùng thay thế, điều này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến cả tình trạng tồn kho và mức tiền đầu tư vào kho phụ tùng thay thế của công ty.
Điều này cũng có nghĩa là các công ty phải cẩn thận hơn khi đưa ra quyết định về tồn kho phụ tùng thay thế.
👉 Bạn muốn áp dụng các nguyên tắc quản lý tồn kho phụ tùng hiệu quả vào thực tế doanh nghiệp của mình?
Tham gia ngay Khóa học Quản lý Tồn kho Phụ tùng khai giảng ngày 27/2, nơi bạn sẽ được hướng dẫn các phương pháp tối ưu hóa tồn kho, kiểm soát chi phí và tăng hiệu quả vận hành.
📩 Đăng ký ngay hôm nay để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng với những phụ tùng quan trọng nhất!
Nguồn: Phạm Ngọc Tuấn (dịch)
