16. Tạo thói quen sáng sớm: Bắt đầu ngày sớm và sử dụng thời gian sáng để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất. Sáng sớm thường là thời điểm có năng lượng tốt nhất và ít phân tán.
17. Hạn chế cuộc họp: Cuộc họp có thể tốn nhiều thời gian và làm phân tán sự tập trung. Hãy cân nhắc xem liệu cuộc họp thực sự cần thiết hay có thể thay thế bằng email hoặc cuộc gọi ngắn.
18. Sử dụng mẹo và phím tắt: Hãy tìm hiểu và sử dụng các mẹo và phím tắt trong các công cụ và phần mềm mà bạn sử dụng thường xuyên. Những phím tắt và tính năng tiện ích có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
19. Tận dụng thời gian chờ đợi: Khi bạn phải chờ đợi, ví dụ như khi đợi trong hàng, đi xe buýt hoặc trong cuộc họp trễ, hãy sử dụng thời gian này để làm những nhiệm vụ nhỏ hoặc đọc sách, nghe podcast để tận dụng tối đa thời gian.
20. Đồng bộ hóa và cập nhật lịch trình thường xuyên: Đảm bảo rằng lịch trình của bạn được cập nhật và đồng bộ hóa với các công cụ và thiết bị khác nhau mà bạn sử dụng. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ các sự kiện quan trọng và giữ được sự tổ chức trong công việc.
21. Tự thưởng cho thành công: Đặt mục tiêu nhỏ và hứa hẹn cho bản thân một phần thưởng khi hoàn thành chúng. Điều này sẽ cung cấp động lực và đánh thức sự hứng thú để hoàn thành các nhiệm vụ.
22. Loại bỏ xao lãng và giới hạn sự phân tâm: Hạn chế việc xem email, truy cập mạng xã hội và ngắn gọn thông báo để tập trung vào công việc quan trọng. Tắt thông báo và tạo ra không gian tĩnh lặng để làm việc tập trung.
23. Sử dụng cấu trúc và mẫu cho công việc lặp đi lặp lại: Nếu bạn có các công việc lặp đi lặp lại, hãy tạo ra cấu trúc và mẫu để tiết kiệm thời gian. Ví dụ: tạo ra một bản mẫu email chuẩn cho các yêu cầu thông tin, hoặc tạo ra một bảng tính để tổ chức dữ liệu.
24. Phân chia thành những công việc nhỏ: Phân chia công việc lớn thành các phần nhỏ hơn và xác định thời gian cụ thể để hoàn thành mỗi phần. Điều này giúp bạn tập trung vào từng phần nhỏ một cách hiệu quả và giữ được sự tiến bộ liên tục.
25. Hạn chế thời gian sử dụng email: Xác định các khoảng thời gian cụ thể trong ngày để xem và xử lý email. Hạn chế thời gian sử dụng email để tránh lãng phí thời gian quá nhiều vào việc kiểm tra và trả lời email không cần thiết.
26. Sử dụng kỹ thuật và phương pháp
- Phương pháp Pomodoro (chia công việc thành các đơn vị thời gian ngắn và tạo ra các khoảng thời gian nghỉ giữa chúng)
- Kỹ thuật 80/20 (nguyên tắc Pareto),
- Sử dụng bảng công việc (kanban board): Tạo bảng công việc để theo dõi và quản lý các nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng bảng trên giấy hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến như Trello hoặc Asana. Sắp xếp các nhiệm vụ theo trạng thái, từ “đang chờ xử lý” đến “đã hoàn thành” để bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc.
- Sử dụng kỹ thuật “Two-Minute Rule”: Áp dụng quy tắc “Two-Minute Rule” bằng cách hoàn thành ngay những công việc có thể hoàn thành trong vòng hai phút thay vì để chúng lưu lại. Điều này giúp giảm sự tích tụ của các nhiệm vụ nhỏ và giữ cho danh sách công việc của bạn nhẹ nhàng hơn.
- Sử dụng các công cụ quản lý thời gian trực tuyến: Có nhiều công cụ quản lý thời gian trực tuyến như RescueTime, Focus@Will, Forest, Todoist, Google Calendar, Toggl, và Evernote… giúp bạn theo dõi và quản lý thời gian sử dụng máy tính và điện thoại di động. Chúng cung cấp thông tin về thời gian dành cho từng loại hoạt động và giúp bạn giới hạn sự phân tâm và tăng cường sự tập trung
- Sử dụng kỹ thuật “Do It Now”: Nếu bạn có thể hoàn thành một công việc ngay lập tức trong vài phút, hãy làm nó ngay. Tránh việc kéo dài công việc nhỏ và giữ cho danh sách công việc của bạn gọn nhẹ
- “Batching”: Kỹ thuật “Batching” là việc nhóm các công việc tương tự lại với nhau và hoàn thành chúng trong cùng một khoảng thời gian. Ví dụ, thay vì xử lý email mỗi khi nhận được, hãy dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để xử lý tất cả các email. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào công việc chính.
- Sử dụng kỹ thuật “Time Blocking”: Phân chia thời gian thành các khối nhỏ để tập trung vào từng loại công việc cụ thể. Xác định thời gian cụ thể trong ngày để làm việc, học tập, sáng tạo, nghỉ ngơi và các hoạt động khác. Sử dụng lịch để đặt các khối thời gian này và tuân thủ chúng.
- Sử dụng kỹ thuật “Eat the Frog”: Hoàn thành nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất trong ngày ngay từ đầu. Khi bạn đã hoàn thành công việc khó khăn nhất, những công việc khác sau đó sẽ trở nên dễ dàng hơn
27. Hãy luôn lưu trữ và tổ chức thông tin: Tạo một hệ thống lưu trữ và tổ chức thông tin để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào thông tin quan trọng. Việc này giúp tiết kiệm thời gian khi cần tìm lại thông tin hoặc tài liệu cần thiết.
28. Không làm nhiều việc cùng một lúc: Để tăng hiệu suất và tập trung, hãy tập trung vào việc hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Tránh đa nhiệm quá nhiều để không bị phân tâm và giảm hiệu suất.
29. Đưa ra quyết định nhanh chóng: Tránh trì hoãn việc ra quyết định. Hãy tập trung vào thu thập thông tin cần thiết, đánh giá các lựa chọn và đưa ra quyết định một cách nhanh chóng để tiến xa hơn trong công việc.
30. Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu: Định rõ mục tiêu của bạn và đánh giá tiến trình của mình thường xuyên. Điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo rằng bạn đang làm việc hướng đến những gì thực sự quan trọng và mang lại giá trị.
Nguồn: Năng suất xanh tổng hợp
Hãy đăng ký ngay khóa học về kỹ năng của chúng tôi để nâng cao nâng suất làm việc cho cá nhân và Doanh nghiệp.
Xem chi tiết nội dung khoá học tại :
LIÊN HỆ:
Ms. Mai Trang – Chuyên viên tư vấn
HP: 0976.022.804
Tel: (028) 39.484.494 – Fax: (028) 38.112.750
Email: info@nangsuatxanh.vn
Website: www.nangsuatxanhgroup.com
