Quản lý tồn kho phụ tùng có thể không phải là phần hấp dẫn trong việc điều hành một doanh nghiệp, nhưng đó là một trong những phần quan trọng nhất. Mọi ngành công nghiệp phụ thuộc vào máy móc (sản xuất, vận tải, năng lượng hoặc xây dựng) đều cần một cách quản lý hàng tồn kho phụ tùng trơn tru và hiệu quả.
47% số người được hỏi đều khẳng định cần chuỗi cung ứng phụ tùng đảm bảo khi cần là có ngay.
Hãy tưởng tượng doanh nghiệp của bạn phải dừng hoạt động vì bạn không thể tìm thấy kịp thời một bộ phận, phụ tùng nhỏ nhưng quan trọng. Đây là tình huống không ai muốn đối mặt, nhưng nếu không có quản lý tồn kho kho phụ tùng thay thế phù hợp, đây sẽ là rủi ro hàng ngày.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về lý do tại sao việc có một hệ thống vững chắc để quản lý phụ tùng thay thế của bạn có thể là một bước ngoặt. Cuối cùng, bạn sẽ hiểu cách nó có thể giảm thời gian ngừng máy, tiết kiệm tiền và cải thiện hiệu quả cũng như sự hài lòng của khách hàng.
Mục lục
- Hiểu những điều cơ bản về quản lý phụ tùng thay thế
- Thời gian chết tốn kém hơn bạn nghĩ
- Hiệu ứng lan tỏa của thời gian chết
- Tránh tình trạng tồn kho quá nhiều và tồn kho quá ít
- Sử dụng công nghệ để tối ưu hóa hàng tồn kho
- Bảo trì phòng ngừa: Vũ khí bí mật của bạn
- Tác động tài chính của việc quản lý phụ tùng hiệu quả
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp
- Nâng cao hiệu quả hoạt động
- Vai trò của an ninh trong quản lý phụ tùng
- Kéo dài tuổi thọ của thiết bị của bạn
- Kết luận: Giá trị thực sự của Quản lý phụ tùng thay thế
Hiểu những điều cơ bản về quản lý tồn kho phụ tùng
Quản lý tồn kho phụ tùng liên quan đến việc giám sát, theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp về các phụ tùng cần thiết cho việc sửa chữa và bảo trì thiết bị. Đây phải là một phần của bất kỳ quy trình kiểm soát hàng tồn kho nào đối với các phụ tùng quan trọng.
Không chỉ là việc lưu giữ các bộ phận trên kệ, bạn cần có đúng bộ phận vào đúng thời điểm mà không bị tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
Nhiều tổ chức thất bại ở đây. Họ không suy nghĩ đủ nhiều về việc quản lý các bộ phận, phụ tùng thay thế của mình cho đến khi có thứ gì đó bị hư hỏng. Sau đó, họ phải loay hoay tìm kiếm thứ họ cần, điều này khiến họ phải trả giá đắt.
Vậy, tại sao quản lý tồn kho phụ tùng lại quan trọng? Chúng ta hãy cùng phân tích.
Thời gian ngừng máy tốn kém hơn bạn nghĩ
Chúng ta đều đã từng trải qua điều này: Một thiết bị quan trọng bị hư hỏng và toàn bộ hoạt động bị đình trệ. Thời gian ngừng hoạt động này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất. Nó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp theo nhiều cách.
Hãy lấy ví dụ về sản xuất. Nếu một dây chuyền sản xuất dừng lại dù chỉ một giờ, doanh nghiệp có thể phải chịu tổn thất tài chính đáng kể.
78% nhà sản xuất đều trải qua kinh nghiệm cay đắng do dây chuyền sản xuất ngừng vì thiếu phụ tùng thay thế.
Theo Hiệp hội Tự động hóa Quốc tế, thời gian ngừng hoạt động của thiết bị trong ngành sản xuất có thể tốn từ 20.000 đến 30.000 đô la một giờ. Thậm chí có thể cao hơn đối với các ngành như dầu khí, lên tới 88.000 đô la một giờ!
Phần đáng sợ là gì? Phần lớn thời gian ngừng máy này có thể tránh được nếu phụ tùng thay thế được quản lý phù hợp. Một hệ thống được tổ chức tốt có thể giảm đáng kể thời gian cần thiết để đưa thiết bị trở lại hoạt động.
Hiệu ứng lan tỏa của thời gian ngừng máy
Khi doanh nghiệp gặp phải thời gian ngừng máy, nó không chỉ ảnh hưởng ngay lập tức đến khu vực xảy ra hư hỏng mà còn lan tỏa tới các khu vực khác. Sau đây là những gì có thể xảy ra:
- Sản xuất dừng lại:
Sự cố thiết bị có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Kết quả là, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ thời hạn giao hàng, làm khách hàng thất vọng và có khả năng mất hợp đồng.
- Thiếu hiệu quả lao động:
Trong khi máy móc ngừng hoạt động, nhân viên có thể phải chờ đợi để sửa chữa xong. Doanh nghiệp đang phải trả tiền cho thời gian đó mà không hoàn thành bất kỳ công việc nào.
- Sự không hài lòng của khách hàng:
Danh tiếng của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nếu không thể giao sản phẩm hoặc dịch vụ đúng hạn do thiết bị hư hỏng. Khách hàng không chỉ thất vọng mà còn chuyển sang mua hàng ở nơi khác.
- Làm thêm giờ không theo kế hoạch:
Khi thiết bị cuối cùng được sửa chữa, doanh nghiệp có thể phải làm thêm giờ để bù đắp cho thời gian sản xuất bị mất, làm tăng thêm chi phí cho ngân sách của doanh nghiệp.
Việc triển khai một hệ thống quản lýtồn kho phụ tùng hiệu quả sẽ giảm thiểu những tác động lan tỏa tốn kém này. Thời gian ngừng máy được giảm thiểu và toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động trơn tru.
Tránh tình trạng tồn kho quá nhiều và tồn kho quá ít
Quản lý tồn kho phụ tùng hiệu quả là tìm ra sự cân bằng hoàn hảo giữa việc có đủ phụ tùng để đáp ứng nhu cầu và không có quá nhiều đến mức lãng phí tiền vào hàng tồn kho dư thừa. Điều này được gọi là tránh tình trạng tồn kho quá mức và thiếu hụt.
Khi doanh nghiệp dự trữ quá nhiều, doanh nghiệp đang lãng phí vốn quý giá vào các bộ phận có thể nằm trên kệ trong nhiều tháng—hoặc thậm chí nhiều năm—mà không được sử dụng. Tệ hơn nữa, chúng có thể trở nên lỗi thời khi các mẫu máy móc mới hơn ra đời.
Mặt khác, việc thiếu hàng khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thương khi thiết bị quan trọng bị hư hỏng. Nếu doanh nghiệp không có sẵn phụ tùng, doanh nghiệp buộc phải tranh giành để mua sắm khẩn cấp, dẫn đến chi phí vận chuyển và giá cả tăng cao từ các nhà cung cấp khi họ biết rằng doanh nghiệp đang gặp khó khăn.
Vậy, làm sao để tránh cả hai tình huống này? Công nghệ đóng vai trò rất lớn.
Nguồn: Phạm Ngọc Tuấn (dịch)
