Tại sao quản lý tồn kho phụ tùng lại quan trọng? – Phần 2

Sử dụng công nghệ để tối ưu hóa hàng tồn kho

Công nghệ hiện đại cho phép các công ty quản lý tồn kho kho phụ tùng thay thế của mình mà không cần dựa vào quy trình thủ công hoặc cảm tính. Ngày nay, các hệ thống tiên tiến có thể theo dõi các mô hình sử dụng, giám sát mức tồn kho theo thời gian thực và thậm chí dự đoán thời điểm một số bộ phận nhất định có khả năng hỏng dựa trên dữ liệu lịch sử.

Sau đây là một số công cụ hàng đầu giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho phụ tùng thay thế hiệu quả:

1. CMMS (Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính):
   Hệ thống CMMS theo dõi các nhiệm vụ và lịch trình bảo trì . Nó cũng cho phép bạn quản lý phụ tùng thay thế bằng cách ghi lại hàng tồn kho, đánh dấu mức tồn kho thấp và tự động hóa quy trình đặt hàng lại.

Các chuyên gia nhận định rằng doanh nghiệp có thể tiết kiệm 5 – 10% chi phí quản lý tồn kho phụ tùng hàng năm khi áp dụng một hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính.

2. ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp):

Hệ thống ERP tiến xa hơn một bước bằng cách tích hợp quản lý phụ tùng với các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp, như tài chính, mua sắm và hậu cần. Điều này cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về cách hàng tồn kho phụ tùng tác động đến các bộ phận khác của doanh nghiệp.

3. Mã vạch và RFID:

Doanh nghiệp có thể theo dõi di chuyển của từng bộ phận thông qua kho bằng cách gắn mã vạch hoặc thẻ RFID cho từng bộ phận, phụ tùng. Điều này giúp loại bỏ sự phỏng đoán và lỗi của con người liên quan đến việc theo dõi hàng tồn kho thủ công. Công nghệ quét giúp doanh nghiệp cập nhật ngay lập tức mức tồn kho, đảm bảo độ chính xác mọi lúc.

4. Phân tích dự đoán:

Với sự trợ giúp của phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu về các phụ tùng thay thế cụ thể. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể dự đoán thời điểm cần phụ tùng dựa trên các yếu tố như tuổi máy, mô hình sử dụng và sự cố trong quá khứ.

Những công nghệ này giúp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và giảm nguy cơ hết các bộ phận quan trọng.

Bảo trì phòng ngừa: Vũ khí bí mật của doanh nghiệp

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc có hệ thống quản lý tồn kho phụ tùng thay thế có tổ chức là nó cho phép doanh nghiệp đi trước một bước về bảo trì phòng ngừa.

Thay vì chờ đợi một cái gì đó bị hư hỏng, bảo trì phòng ngừa cho phép doanh nghiệp bảo trì thiết bị của mình thường xuyên trước khi các vấn đề phát sinh. Điều này làm giảm khả năng hư hỏng nặng thiết bị, có thể tốn kém hơn nhiều.

70% công ty không biết được khi nào cần bảo trì hoặc nâng cấp máy

Bảo trì phòng ngừa phụ thuộc rất nhiều vào việc có sẵn phụ tùng thay thế phù hợp khi cần. Nếu doanh nghiệp thiếu một phụ tùng, toàn bộ kế hoạch bảo trì có thể đổ vỡ. Một kho phụ tùng thay thế được quản lý tốt đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng cho việc bảo trì theo kế hoạch, giúp thiết bị của doanh nghiệp luôn ở tình trạng tốt nhất và ngăn ngừa thời gian ngừng hoạt động bất ngờ.

Tác động tài chính của việc quản lý tồn kho phụ tùng hiệu quả

Ngoài việc giảm thời gian ngừng máy, việc quản lý tồn kho phụ tùng thay thế hiệu quả còn tác động trực tiếp đến hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.

Chúng ta hãy phân tích nhé:

1. Giảm chi phí lưu kho:

Hàng tồn kho dư thừa sẽ làm kẹt vốn có thể được sử dụng ở nơi khác. Bằng cách quản lý tồn kho phụ tùng hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu kho và giải phóng tiền cho các khoản đầu tư khác.

2. Giảm chi phí mua sắm:

Với một hệ thống đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể tránh được những lần mua hàng khẩn cấp vào phút chót, thường tốn kém hơn nhiều. Việc lập kế hoạch cho phép doanh nghiệp mua các bộ phận với số lượng lớn, tận dụng các khoản giảm giá và đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với các nhà cung cấp.

3. Giảm thiểu sự chậm trễ trong sản xuất:

Quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ khi thiết bị được bảo trì đúng cách và phụ tùng thay thế luôn sẵn có. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng sản lượng và cải thiện lợi nhuận.

4. Cải thiện dòng tiền:

Doanh nghiệp cải thiện dòng tiền của công ty bằng cách không dự trữ quá nhiều và giữ tiền mặt ở những phần không cần thiết. Điều này cho phép doanh nghiệp tái đầu tư vào tăng trưởng, đổi mới hoặc các lĩnh vực kinh doanh quan trọng khác.

Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp

Một lợi ích khác thường bị bỏ qua của việc quản lý phụ tùng thay thế tốt là xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền chặt với nhà cung cấp.

Khi doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu về phụ tùng thay thế của mình, doanh nghiệp có thể làm việc chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đúng hạn, thương lượng giá tốt hơn và thậm chí đảm bảo dịch vụ ưu tiên trong trường hợp khẩn cấp.

Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp không chỉ là việc nhận được các bộ phận đúng hạn mà còn là sự chủ động. Việc trao đổi nhu cầu của doanh nghiệp trước thời hạn giúp nhà cung cấp dự đoán nhu cầu tốt hơn, tránh tình trạng thiếu hụt và chậm trễ.

Thêm vào đó, nếu doanh nghiệp được coi là đối tác đáng tin cậy và lâu dài, doanh nghiệp sẽ có nhiều khả năng nhận được sự đối xử ưu đãi, như giảm giá hoặc tiếp cận công nghệ mới.

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Hệ thống quản lý phụ tùng hợp lý không chỉ tiết kiệm tiền mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động trên mọi phương diện. Khi phụ tùng luôn sẵn có và quy trình bảo trì hiệu quả, nhân viên của doanh nghiệp có thể tập trung vào nhiệm vụ chính của mình thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm phụ tùng hoặc chờ sửa chữa.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp phụ thuộc vào hoạt động liên tục, chẳng hạn như sản xuất, tiện ích hoặc chăm sóc sức khỏe. Ngay cả sự chậm trễ nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn trong các lĩnh vực này.

Tự động hóa quản lý bộ phận giúp giảm lỗi của con người, tăng tốc thời gian sửa chữa và đảm bảo máy móc của bạn luôn hoạt động tốt nhất. Điều này giúp tăng năng suất và giảm căng thẳng cho nhóm bảo trì của doanh nghiệp, cho phép họ tập trung vào việc ngăn ngừa sự cố thay vì phản ứng với chúng.

Vai trò của an ninh trong quản lý phụ tùng

Doanh nghiệp có thể không nghĩ phụ tùng là mặt hàng có tính bảo mật cao, nhưng chúng có thể là mục tiêu của hành vi trộm cắp hoặc quản lý kém. Các bộ phận có giá trị cao đặc biệt dễ bị tổn thương; chỉ cần mất một thành phần quan trọng cũng có thể tốn kém.

Đó là lý do tại sao việc kết hợp các biện pháp an ninh vào quản lý phụ tùng lại quan trọng đến vậy. Camera giám sát, khu vực hạn chế ra vào và kiểm tra hàng tồn kho chỉ là một vài cách để bảo vệ phụ tùng của doanh nghiệp.

Đảm bảo chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể tiếp cận kho phụ tùng của doanh nghiệp giúp giảm nguy cơ trộm cắp và nâng cao trách nhiệm giải trình.

Kéo dài tuổi thọ của thiết bị của doanh nghiệp

Cuối cùng, việc quản lý phụ tùng thay thế phù hợp góp phần kéo dài tuổi thọ của thiết bị. Khi doanh nghiệp có các bộ phận cần thiết để bảo trì kịp thời, doanh nghiệp đang kéo dài tuổi thọ sử dụng của máy móc.

Bảo trì thường xuyên và sửa chữa kịp thời ngăn ngừa các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn. Điều này làm giảm hao mòn thiết bị của bạn và giúp bạn nhận được nhiều giá trị hơn từ khoản đầu tư của mình.

Và không chỉ là giữ cho mọi thứ hoạt động vì lợi ích của nó. Kéo dài tuổi thọ của thiết bị cũng có nghĩa là doanh nghiệp có thể trì hoãn việc thay thế tốn kém và tránh chi phí vốn không cần thiết. Đây là một chiến thắng cho lợi nhuận của doanh nghiệp.

Kết luận: Giá trị thực sự của Quản lý tồn kho phụ tùng

Về bản chất, quản lý tồn kho phụ tùng hiệu quả là phải chuẩn bị. Khi doanh nghiệp chuẩn bị, doanh nghiệp sẽ tránh được thời gian ngừng máy không cần thiết, tiết kiệm tiền, cải thiện hiệu quả và giữ cho nhóm và khách hàng của doanh nghiệp hài lòng.

Đây là một khái niệm đơn giản, nhưng tác động của nó lại rất sâu rộng. Bằng cách đầu tư vào một hệ thống quản lý tồn kho phụ tùng thay thế hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, nâng cao hiệu suất tài chính và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp chưa làm, thì bây giờ là lúc để xem xét việc quản lý tồn kho phụ tùng thay thế của doanh nghiệp. Việc triển khai các chiến lược đúng đắn ngay hôm nay có thể giúp doanh nghiệp đạt được thành công lâu dài vào ngày mai.

Nguồn: Phạm Ngọc Tuấn (dịch)