3. Kỹ thuật Kaizen
Kỹ thuật Kaizen là gì?
Kaizen là một phương pháp cải thiện năng suất của Nhật Bản. Nghĩa đen của nó là “thay đổi để tốt hơn” và dựa trên các nguyên tắc cải tiến liên tục. Nó được biết đến nhiều hơn trong giới kinh doanh và được sử dụng nhiều trong sản xuất để thiết lập các quy trình theo cách hiệu quả nhất và thân thiện với cải tiến.
Làm thế nào để sử dụng kỹ thuật Kaizen để cải thiện bản thân?
Trong khi làm việc nhóm theo truyền thống là một phần quan trọng của triết lý Kaizen, gần đây nó cũng bắt đầu trở nên phổ biến trong lĩnh vực phát triển bản thân.
Ý tưởng chính của kỹ thuật Kaizen về mặt năng suất cá nhân là giảm thiểu căng thẳng và áp lực lên bản thân bằng cách chia nhỏ mọi thứ thành các bước nhỏ nhất có thể. Điều này có nghĩa là tiếp cận mọi thứ từng bước một và xác định một nhiệm vụ nhỏ có thể thực hiện để đạt được mục tiêu. Và khi hoàn thành, hãy xác định nhiệm vụ nhỏ tiếp theo, v.v.
Về lâu dài, cách tiếp cận từng chút một sẽ đưa bạn tiến xa hơn nhiều so với cách tiếp cận “tất cả hoặc không có gì” mà nhiều người trong chúng ta (kể cả tôi) vẫn hay áp dụng.
Nếu bạn không bao giờ hoàn thành dự án của mình vì phải đảm nhiệm quá nhiều việc, cảm thấy quá tải, phải cố gắng hơn nữa và cuối cùng kiệt sức rồi bỏ cuộc, thì rất có thể phương pháp Kaizen sẽ mang lại cho bạn kết quả tốt.
Kỹ thuật Kaizen: Những bước tiến nhỏ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình
Mặc dù có vẻ như là một cách tiếp cận tuyến tính để đạt được mục tiêu của bạn, nhưng thực ra nó giống một đường cong hàm mũ hơn nếu bạn nghĩ về nó. Bạn dựa mỗi bước tiếp theo trên kết quả của bước trước và tích lũy ngày càng nhiều kinh nghiệm theo thời gian, giúp bạn thực hiện các quy trình hiệu quả hơn.
Nếu tôi đặt điều này vào bối cảnh thế giới hiện đại, thì đây là lý do tại sao các triệu phú lại dễ dàng nhân số tiền hàng triệu của họ lên, trong khi đó, việc phát triển một doanh nghiệp từ con số 0 lại là một cuộc đấu tranh. Một người có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội với 1 triệu người theo dõi sẽ dễ dàng đạt được 2 triệu người theo dõi hơn là một người mới có thể đạt được 100.000 người đăng ký đầu tiên. Những bước nhỏ hàng ngày của họ hoàn toàn khác biệt.
Nó còn được gọi là hiệu ứng lăn cầu tuyết. Bạn càng làm nhiều, bạn càng giỏi hơn, và bước nhỏ của bạn vào ngày thứ 100 thậm chí còn không thể so sánh với bước nhỏ của bạn vào ngày thứ 1.
Đó là lý do tại sao mọi người lại nói nhiều về việc xây dựng thói quen: tính nhất quán sẽ đưa bạn đi một chặng đường dài.
4. Đơn nhiệm
Đơn nhiệm là gì?
Đơn nhiệm là phương pháp quản lý thời gian dựa trên việc xử lý khối lượng công việc theo từng nhiệm vụ một. Nó cũng được gọi là đơn nhiệm và có nghĩa là tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ hiện tại mà không chuyển đổi ngữ cảnh cho đến khi hoàn thành.
Để áp dụng kỹ thuật làm việc đơn nhiệm, điều quan trọng là phải loại bỏ mọi sự gián đoạn và tập trung vào một công việc.
Đơn nhiệm so với đa nhiệm: cái nào tốt hơn?
Có vẻ như trái ngược với trực giác, nhưng đơn nhiệm mang lại cho bạn kết quả tốt hơn về lâu dài. Các nghiên cứu cho thấy não người không được thiết kế để đa nhiệm, đó là lý do tại sao đơn nhiệm tốt hơn cho hiệu suất công việc và năng suất cá nhân .
Việc liên tục chuyển đổi giữa các hoạt động khác nhau khiến não bạn mệt mỏi và ít chú ý đến các chi tiết. Điều này dẫn đến việc tăng số lượng lỗi, nghĩa là có nhiều thời gian hơn để sửa lỗi và có được kết quả chất lượng tốt.
Theo số liệu thống kê về sự mất tập trung, việc liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ có thể làm giảm năng suất tới 40%.
Ngoài ra, nghiên cứu cho thấy rằng phải mất hơn hai mươi phút để trở lại trạng thái tập trung sâu sau khi bạn bị gián đoạn. Và thành thật mà nói, việc thực hành đa nhiệm thậm chí còn ngăn cản bạn đạt được mức độ tập trung sâu đó ngay từ đầu.
Làm việc đơn nhiệm là một kỹ thuật cải thiện năng suất hiệu quả, đảm bảo bạn có đủ thời gian làm việc tập trung trong ngày để đạt được kết quả.
Lợi ích của việc làm một việc duy nhất
Làm từng việc một so với làm nhiều việc cùng một lúc.
Có nhiều lợi ích khi tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Sau đây là những lợi ích chính:
- Bạn có thể tập trung sâu hơn vào công việc.
Khi hầu hết các nguồn lực của não được dành cho một hoạt động, bạn có thể đưa ra các giải pháp tốt hơn hoặc hiệu quả hơn. Thêm vào đó, bạn có thể dễ dàng đưa ra các ý tưởng sáng tạo hơn khi tâm trí bạn không bị lộn xộn bởi hai mươi thứ khác cùng một lúc. - Bạn thực sự hoàn thành được nhiều nhiệm vụ hơn.
Mặc dù bạn có thể coi đa nhiệm là cách để hoàn thành nhiều việc hơn, nhưng nó không hoạt động như vậy. Khoa học chứng minh rằng đơn nhiệm là cách tiếp cận hiệu quả hơn khi nói đến việc hoàn thành mọi thứ. Với đa nhiệm, rất phổ biến khi bắt đầu nhiều việc cùng một lúc và hầu như không hoàn thành bất kỳ việc nào. - Não của bạn không bị mệt mỏi khi chuyển đổi ngữ cảnh.
Bạn càng ít nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, thì càng ít lãng phí năng lượng não bộ vào việc chuyển đổi không cần thiết và thích nghi với ngữ cảnh mới. Tập trung vào một hoạt động duy nhất cho phép bạn tiết kiệm năng lượng tinh thần cho những gì thực sự quan trọng. - Bạn xác định rõ ràng hơn các ưu tiên của mình khi làm một việc duy nhất.
Vì bạn được yêu cầu chọn một việc để làm cho đến khi hoàn thành, điều này thúc đẩy bạn chú ý hơn đến việc ưu tiên khối lượng công việc. Nhiều người cực kỳ bận rộn với các công việc hàng ngày nhưng không phát triển theo bất kỳ cách nào vì họ không tập trung vào những việc quan trọng.
Chế độ đơn nhiệm hỗ trợ nguyên tắc làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn bằng cách làm những việc quan trọng thay vì làm nhiều việc.
Làm thế nào để thực hành đơn nhiệm để cải thiện năng suất
Làm một việc một lúc kết hợp tốt với kỹ thuật Hoàn thành mọi việc. Hãy lập danh sách mọi thứ cần bạn chú ý, ưu tiên theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, và bắt đầu thực hiện nhiệm vụ đầu tiên. Quên hết mọi thứ khác cho đến khi bạn hoàn thành danh sách và sau đó tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ tiếp theo.
Bạn cũng có thể nhận thấy rằng bạn không cảm thấy mệt mỏi vào cuối ngày, đặc biệt là nếu bạn nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ khác nhau và không phải giữa lúc đang tập trung làm việc.
Tác giả: Hệ sinh thái năng suất xanh.
(còn nữa)
