Hầu hết mọi người đều gặp khó khăn với năng suất, đặc biệt là những người làm việc tại nhà mà không có sự giám sát trực tiếp. Tự mình quản lý thời gian và nhiều trách nhiệm khác nhau có thể rất khó khăn, nhưng sẽ dễ dàng hơn khi bạn biết đủ các mẹo và thủ thuật hữu ích.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về các kỹ thuật hiệu quả để cải thiện năng suất mà bạn có thể áp dụng vào cuộc sống và công việc của mình.
Mỗi người chúng ta chỉ có 24 giờ một ngày và chỉ có một số năm nhất định để sống.
Nếu không quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ lãng phí phần lớn thời gian vào những hoạt động không quan trọng, không mang lại niềm vui hay tiền bạc cho bạn.
Cải thiện năng suất cho phép bạn tận dụng tối đa mỗi ngày. Nó thúc đẩy khả năng của bạn và nâng cao trải nghiệm sống tổng thể. Bằng cách xác định và triển khai các chiến lược năng suất hiệu quả, bạn có thể tận hưởng cảm giác hoàn thành công việc lớn hơn và sống một cuộc sống hạnh phúc hơn.
Cho dù ở nơi làm việc hay trong cuộc sống cá nhân, năng suất tốt hơn sẽ dẫn đến thành tích tốt hơn, thường dẫn đến sự phát triển bản thân và tăng trưởng kinh doanh. Đổi lại, nó giúp bạn trở thành một người tự tin và hạnh phúc hơn.
Nghiên cứu cho thấy có mối tương quan trực tiếp giữa việc đạt được mục tiêu và sự hài lòng trong cuộc sống, điều này có nghĩa là những người đạt thành tích cao thường có xu hướng tận hưởng cuộc sống thường ngày hơn.
Hãy nghĩ về điều này: chẳng phải sẽ tuyệt hơn nếu bạn có thể làm nhiều điều thú vị hơn trong ngày mà không cảm thấy kiệt sức và mệt mỏi thường xuyên sao?
7 lợi ích của việc cải thiện năng suất
Cải thiện năng suất là chìa khóa mở ra thế giới lợi ích có thể nâng cao mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn.
Từ việc đạt được mục tiêu hiệu quả hơn đến việc có thêm thời gian cho các hoạt động có ý nghĩa, việc tăng năng suất có thể tác động tích cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất, các mối quan hệ cá nhân và thành công trong sự nghiệp của bạn.
Bằng cách áp dụng các kỹ thuật thông minh để cải thiện năng suất, bạn sẽ:
- Đạt được mục tiêu và hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
- Quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn.
- Làm việc hiệu quả hơn với các dự án cá nhân và công việc.
- Giảm căng thẳng và đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.
- Mở ra cơ hội phát triển nghề nghiệp.
- Nâng cao kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề của bạn.
- Tạo ra công việc chất lượng cao hơn với ít lỗi hơn.
Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu từng phương pháp trong bảy phương pháp hiệu quả có thể giúp cải thiện năng suất của bạn!
Sau đây là một số kỹ thuật đã được chứng minh để cải thiện năng suất.
1. Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro là gì?
Kỹ thuật Pomodoro là một chiến lược quản lý thời gian hiệu quả được Francesco Cirillo phát minh vào cuối những năm 1980. Phương pháp này đề xuất thực hiện một nhiệm vụ duy nhất trong khoảng thời gian cố định, liên tục 25 phút để đạt được sự tập trung sâu hơn và cải thiện năng suất.
Mỗi buổi tập trung như vậy đều có một khoảng nghỉ ngắn 5 phút, nhằm mục đích giúp bạn thư giãn đầu óc và tránh bị ám ảnh một cách mù quáng vào một vấn đề hiện tại.
Sau mỗi bốn khoảng thời gian 25 phút (tương đương khoảng hai giờ làm việc), bạn nên nghỉ giải lao lâu hơn, khoảng nửa giờ để chuyển đổi bối cảnh, thư giãn và có cái nhìn mới mẻ hơn.
Nếu bạn thắc mắc tại sao phương pháp này được gọi là kỹ thuật Pomodoro, thì nó xuất phát từ từ tiếng Ý “pomodoro” có nghĩa là “cà chua”. Người sáng tạo ra phương pháp này lấy cảm hứng từ bộ đếm thời gian nhà bếp hình quả cà chua, hiện có thể được sử dụng để theo dõi cả khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi. Các khoảng thời gian 25 phút được gọi là “pomodoros”, vì vậy bạn cần thực hiện bốn pomodoro trước mỗi lần nghỉ dài.
Ban đầu, bạn phải đánh dấu kiểm tra vào giấy sau khi hoàn thành mỗi pomodoro, vì vậy, bạn có thể dễ dàng theo dõi thời điểm cần nghỉ ngơi nhiều hơn. Ngày nay, đây là một kỹ thuật cải thiện năng suất rất phổ biến và nhiều ứng dụng tập trung trên web và thiết bị di động có thể đếm pomodoro cho bạn.
Phương pháp Pomodoro có hiệu quả không?
Kỹ thuật Pomodoro có thể rất có lợi cho năng suất của bạn nếu bạn thực hiện nghiêm túc. Điều này có nghĩa là tuân theo mô hình khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi và tránh bị phân tâm trong suốt thời gian pomodoro của bạn. Về cơ bản, bạn có những khoảng nghỉ nhỏ sau mỗi nửa giờ, vì vậy mọi thứ không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại của bạn có thể đợi đến lúc đó.
Đôi khi bạn rất muốn nhanh chóng kiểm tra điện thoại hoặc tự rót cho mình một tách cà phê. Nhưng trừ khi bạn đợi đến giờ nghỉ, nếu không, nó sẽ phá hủy pomodoro của bạn và toàn bộ chuỗi mà bạn có thể đã có, nghĩa là bạn sẽ phải bắt đầu lại.
Đó là lý do tại sao nhiều người thiếu tổ chức cho rằng phương pháp Pomodoro không hiệu quả: họ chỉ đơn giản là không tuân theo các quy tắc.
Một lợi ích tuyệt vời của phương pháp Pomodoro là nó có thể áp dụng cho bất kỳ điều gì! Từ việc nhà đến các dự án công việc cho đến các nhiệm vụ sáng tạo, mọi hoạt động đều có lợi khi được chia thành các phần ngắn hơn.
Nghỉ giải lao thường xuyên giúp bạn tỉnh táo hơn khi làm công việc đơn điệu, và những khoảng thời gian tập trung sâu sắc mà không bị sao nhãng sẽ làm tăng năng suất của bạn. Phương pháp Pomodoro đảm bảo rằng bạn làm việc nhiều giờ chất lượng hơn một nhân viên văn phòng trung bình.
Bộ đếm thời gian Pomodoro tốt nhất
Giải pháp web tốt nhất cho Pomodoro
Giải pháp miễn phí đơn giản nhất trên web để sử dụng kỹ thuật Pomodoro được gọi là ứng dụng Pomodoro.
Đây là trình theo dõi một trang tối giản tuân theo các quy tắc được mô tả ở trên. Về cơ bản, nó chỉ đếm thời gian và thông báo cho bạn khi đến lúc nghỉ ngơi hoặc quay lại làm việc. Bạn cũng có thể xem thời gian còn lại trong tiêu đề tab trình duyệt, nhưng tính năng này có thể bị tắt nếu bạn thấy mất tập trung.
Bộ đếm thời gian Pomodoro cho phép bạn linh hoạt thiết lập khoảng thời gian của riêng mình. Theo mặc định, mọi thứ được thiết lập theo số liệu truyền thống: 4 vòng 25+5 phút và sau đó nghỉ 20 phút. Bạn có thể sử dụng như vậy hoặc điều chỉnh các con số cho phù hợp hơn với bạn.
Ngoài ra, bạn có thể xem số liệu thống kê sau một vài phiên đã hoàn thành, giúp bạn hiểu được năng suất hàng ngày của mình.
Giải pháp di động tốt nhất cho kỹ thuật Pomodoro
Có rất nhiều ứng dụng khác nhau xoay quanh khái niệm Pomodoro, nhưng đối với cá nhân tôi, ứng dụng tốt nhất chắc chắn là ứng dụng Forest .
Ứng dụng Forest về cơ bản sẽ giúp bạn có tâm trạng làm việc hiệu quả, ngay cả khi bạn không muốn làm việc.
Ý tưởng chính là bạn đang trồng một cây hoặc một cái cây mỗi khi bạn làm việc trong một phiên tập trung. Sau khi làm điều này một thời gian, bạn có thể thấy các vệt năng suất của mình dưới dạng một khu rừng được thiết kế đẹp mắt. Nhưng nếu bạn để mình bị phân tâm và rời khỏi ứng dụng (ví dụ, để mở ứng dụng mạng xã hội hoặc ứng dụng nhắn tin), cây của bạn sẽ chết.
2. Kỹ thuật Hoàn thành mọi việc (GTD)
GTD trong quản lý thời gian là gì?
GTD là viết tắt của Getting Things Done, là một kỹ thuật tổ chức cá nhân được David Allen giới thiệu trong cuốn sách chuyên đề Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity . Nó bao gồm năm giai đoạn để tổ chức quy trình làm việc của bạn nhằm thực sự đạt được GTD.
Ngoài ra còn có một sổ tay hướng dẫn hỗ trợ thực hiện ngay các bước được mô tả trong sách để cải thiện năng suất của bạn.
Giống như bất kỳ cuốn sách hay nào về năng suất, nó chỉ có ý nghĩa khi bạn áp dụng các kỹ thuật vào cuộc sống của mình. Ngay cả cuốn sách hiệu quả nhất trên hành tinh này cũng sẽ không giúp ích gì cho năng suất của bạn nếu bạn chỉ đọc nó và không làm những gì nó nói.
Các giai đoạn của phương pháp GTD là gì?
Phương pháp Hoàn thành mọi việc dựa trên việc hiểu tầm quan trọng của các nhiệm vụ khác nhau và sắp xếp chúng theo cách mà bạn không bao giờ bỏ sót hoặc quên bất kỳ điều quan trọng nào.
Theo David Allen, có năm bước để đạt được điều này:
- Ghi lại . Làm sáng tỏ tâm trí của bạn bằng cách ghi lại mọi thông tin quan trọng ra giấy hoặc vào ứng dụng ghi chú.
- Làm rõ . Phân tích từng mục trong danh sách để xác định mức độ quan trọng thực sự và xác định kế hoạch hành động chi tiết từng bước để hoàn thành nếu đó không phải là nhiệm vụ chỉ cần thực hiện một lần.
- Tổ chức . Phân loại mọi thứ, điền vào lịch và đặt lời nhắc.
- Suy ngẫm . Kiểm soát mọi việc bằng cách thường xuyên xem xét toàn bộ phạm vi.
- Tham gia . Chọn các nhiệm vụ và bắt đầu thực hiện từng nhiệm vụ một.
Thông thường, chúng ta quá choáng ngợp bởi số lượng việc phải suy nghĩ đến nỗi chúng ta trở nên quá bận rộn với những việc không cần thiết hoặc trở nên lo lắng và không làm gì cả.
Tác giả: Hệ sinh thái năng suất xanh.
(còn nữa)
